28 жовтня 2021 року наказом Мінекономіки № 839-21 затверджено Порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці.

Відразу зазначимо, що запровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці не обов’язок, а право.

Тобто якщо роботодавець прийняв рішення щодо впровадження електронного документообігу, видав відповідний наказ по підприємству, то цей Порядок 839-21 стає обов’язковим для такого роботодавця.

В такому випадку роботодавець зобов’язаний, окрім видання наказу затвердити також:

• перелік документів, ведення яких передбачається у електронній формі;

• порядок створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення документів, зазначених у Переліку.

Також роботодавець зобов’язаний забезпечити:

• строк зберігання електронних документів у сфері охорони праці, не менший від строку, встановленого для відповідних документів, визначених нормативно-правовими актами з охорони праці (далі — НПАОП), у тому числі шляхом використання електронних підписів у форматі, придатному для тривалого архівного зберігання;

• можливість вільного ознайомлення працівників з документами, якщо така можливість передбачена НПАОП;

• надання посадовим особам центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері охорони праці та його територіальних органів у передбачених законодавством випадках примірників електронних документів, які відповідають вимогам до форматів даних електронного документообігу, встановлених законодавством.

Увага! Організація електронного документообігу документів, ведення яких передбачено НПАОП, здійснюється з урахуванням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.

Висновки

• Рішення про перехід на електронну форму документів з ОП підприємство приймає добровільно. Оформлюється воно, як правило, наказом керівника.

• За допомогою якого програмного забезпечення будуть створюватися електронні документи з ОП, підприємство обирає самостійно. Це може бути і власне ПЗ, створене на замовлення підприємства, і ПЗ, право користування яким придбано по ліцензії.

• Всі, хто складатимуть електронні документи з ОП, повинні мати власні електронні цифрові підписи.

You can follow any responses to this entry through the RSS feed. Both comments and pings are currently closed.